DUERP sur Excel : 12 tests avant de passer à un logiciel

Publié par Romain Mougel23 octobre 2026

Fondateur d'Odana

DUERP sur Excel : grille d'auto-audit en 12 points, avec seuils de bascule selon l'effectif et le nombre de sites, pour décider s'il faut passer à un logiciel.

Un DUERP sur Excel est légal. Le code du travail impose un document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP), sans en fixer le format. L'INRS rappelle qu'il peut être réalisé sur papier ou dans un format numérique¹. Le risque tient au processus autour du fichier. Un tableur écrasé à chaque mise à jour, sans archive à côté, perd les versions que l'employeur doit conserver quarante ans.

La tenue du document reste fragile. En 2019, 46,4 % des établissements seulement avaient élaboré ou actualisé leur document unique dans l'année². Ce taux vient de l'enquête Conditions de travail de la Dares, reprise par l'IGAS.

Notez votre processus avec la grille en 12 points ci-dessous. Comparez ensuite le total au seuil prévu pour votre effectif et vos sites.

À retenir

Ce qui est obligatoire : transcrire l'évaluation de chaque unité de travail dans le document unique, le mettre à jour au moins chaque année dès 11 salariés et conserver quarante ans chaque version en vigueur depuis le 31 mars 2022, quel que soit le format.
Ce qui est recommandé : figer chaque version en PDF daté, tenir un seul fichier de référence pour tous les sites et passer votre processus à la grille en 12 points avant de payer un logiciel DUERP.
Par où commencer : demandez la version du document unique en vigueur à une date tirée au hasard depuis 2022, et si personne ne la produit en une heure, réparez l'archivage avant toute décision d'outil.
Où Odana intervient : Odana prépare le volet RPS (risques psychosociaux) du document unique à partir d'un questionnaire, puis date chaque version finalisée, que personne ne peut plus modifier.

Ce que le code du travail exige, quel que soit le format

Le code du travail fixe le contenu du document unique et laisse l'outil au choix de l'employeur. Il prévoit que l'employeur « transcrit et met à jour dans un document unique » les résultats de son évaluation des risques³. Cette évaluation comporte un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement³. Un tableur bien tenu remplit cette exigence.

L'IGAS a constaté la même liberté sur le terrain. Les formats vont « d'une simple feuille de calcul pour une PME ou une TPE jusqu'au système d'information intégré pour une grande entreprise »². Le guide sur les obligations, le contenu et la mise à jour du DUERP détaille le socle commun. Les exigences qui mettent un fichier en difficulté viennent ensuite.

Mettre à jour et diffuser chaque version

La mise à jour est due au moins chaque année dans les entreprises d'au moins onze salariés⁴. Elle est due aussi, quel que soit l'effectif, lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail⁴. Un troisième cas vise toute information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque portée à la connaissance de l'employeur⁴.

Le calendrier annuel ne suffit donc pas. Une réorganisation de service décidée en mars peut constituer un tel aménagement important. Vous mettez alors à jour le document unique dès mars.

Chaque mise à jour a des destinataires précis. Là où il existe, le comité social et économique (CSE) est consulté sur le document unique et sur ses mises à jour⁵. L'employeur transmet aussi chaque mise à jour au service de prévention et de santé au travail auquel il adhère⁶. Il affiche enfin dans les lieux de travail un avis indiquant aux travailleurs les modalités d'accès au document⁷.

Conserver chaque version quarante ans

La conservation pèse le plus lourd sur un tableur. L'employeur tient le document unique et ses versions antérieures à disposition pendant quarante ans à compter de leur élaboration⁷. Les travailleurs et anciens travailleurs y ont accès pour les versions en vigueur durant leur activité⁷. Le CSE, le service de prévention et de santé au travail et l'inspection du travail y ont accès aussi⁷. Votre tableur doit donc restituer aussi des versions passées.

Cette règle vaut pour les versions en vigueur au 31 mars 2022 ou postérieures⁸. Quand vous réenregistrez le classeur chaque année sous le même nom, sans copie datée ni historique conservé, vous effacez justement ces versions.

La loi prévoit aussi un dépôt dématérialisé du document unique sur un portail numérique, administré par un organisme que gèrent les organisations professionnelles d'employeurs⁶. Elle le rend applicable au 1er juillet 2023 dès 150 salariés, et au plus tard au 1er juillet 2024 en dessous⁶. Dans sa mise à jour d'octobre 2024, l'INRS indiquait pourtant que ce portail n'était toujours pas disponible¹.

Dès 2023, l'IGAS avait recommandé d'abroger les dispositions légales relatives à ce portail². En attendant son entrée en vigueur, l'employeur conserve les versions successives dans l'entreprise, sur papier ou sous forme dématérialisée⁷. Ne choisissez donc pas un logiciel sur la seule promesse d'un dépôt automatique.

Les sanctions

Ne pas transcrire ou ne pas mettre à jour l'évaluation est puni de l'amende prévue pour les contraventions de cinquième classe⁹. Hors récidive, cette amende atteint au plus 1 500 euros pour une personne physique¹⁰, et le quintuple pour une personne morale¹¹. Dans une entreprise d'au moins onze salariés, un tableur oublié depuis trois ans expose donc l'employeur à cette amende.

Depuis le 27 juin 2026, l'administration peut aussi infliger une amende en cas d'absence du document, sur rapport de l'inspection du travail¹². Cette voie n'est ouverte qu'en l'absence de poursuites pénales¹². Un tableur existant n'entre pas dans ce cas, mais s'il n'est plus mis à jour, le risque reste la contravention.

Hors récidive, le montant maximal de cette amende administrative est de 4 000 euros¹³. Il peut être appliqué autant de fois qu'il y a de travailleurs concernés par le manquement¹³. Prenez par exemple une entreprise de 30 salariés sans document unique. Si le manquement concerne ses 30 travailleurs, le plafond théorique atteint 120 000 euros.

Les quatre points où un fichier Excel décroche

Le contenu du document unique tient sans difficulté dans un tableur. Le fichier décroche sur quatre exigences de processus, que vous mesurerez avec la grille de la section suivante.

La traçabilité sur quarante ans

Un classeur stocké sur OneDrive ou SharePoint dispose d'un historique des versions. Microsoft en documente pourtant les limites, fixées par l'administrateur en nombre de versions ou en ancienneté¹⁴. Au-delà, les versions sont supprimées définitivement, sans passage par la corbeille¹⁴. Un administrateur peut par exemple régler une bibliothèque sur 365 jours, et toute version plus ancienne disparaît alors automatiquement¹⁴. Une stratégie de rétention Microsoft 365 est une règle de conservation que votre service informatique peut configurer. Quand elle s'applique au fichier, elle suspend ces suppressions¹⁴. Sans elle, une version ne reste dans l'historique que dans les limites réglées par l'administrateur¹⁴. Vérifiez donc ce réglage avec votre service informatique. D'ici là, ne traitez pas cet historique comme l'archive du document unique.

L'IGAS soulève un second problème, la lisibilité dans le temps. Elle l'écrit à propos du portail, mais la contrainte vaut pour toute archive de quarante ans. Le rapport précise : « il s'agit de garantir qu'un fichier déposé aujourd'hui sous format Excel ou PDF, par exemple, pourra encore être lu par les logiciels qui seront utilisés dans quarante ans »². Figez donc chaque version en PDF, nommée par sa date, dans un dossier en lecture seule confié à un responsable désigné.

Les versions et la consultation du CSE

Un ancien salarié qui travaillait dans l'entreprise en 2023 peut demander la version alors en vigueur⁷. Cette version est antérieure à celle en vigueur à la date de sa demande. L'employeur peut donc limiter la communication aux seuls éléments afférents à l'activité du demandeur⁷. Il faut quand même retrouver cette version. Le cas classique est celui d'un tableur partagé. Trois personnes modifient le même onglet, et personne ne date ses changements. La version présentée au CSE n'existe alors plus nulle part.

Les entreprises à plusieurs sites

L'INRS admet un document unique par établissement, à condition qu'une évaluation propre à chacun ait été réalisée¹. Sur Excel, chaque site finit typiquement par tenir sa copie. L'échelle de cotation est la règle qui donne sa note à chaque risque. Elle consiste par exemple à multiplier la gravité par la fréquence. D'une copie à l'autre, ces échelles divergent, les dates de mise à jour aussi. Le siège ne sait plus consolider. Pour découper chaque site, appliquez les critères du guide sur l'unité de travail du DUERP.

Le volet des risques psychosociaux

L'employeur prend les mesures nécessaires pour protéger la santé physique et mentale des travailleurs¹⁵. Les principes généraux de prévention lui demandent de « planifier la prévention »¹⁶. Il y intègre l'organisation du travail, les relations sociales et les risques liés au harcèlement moral et au harcèlement sexuel¹⁶. Les risques psychosociaux entrent donc dans le document unique.

Vous ajoutez sans peine une ligne consacrée aux RPS dans un tableur. La difficulté se situe en amont. Pour coter l'exposition d'une unité, vous avez besoin de données recueillies auprès des salariés, par un questionnaire anonyme ou des indicateurs d'absence. Une ligne « stress, risque moyen » recopiée dans chaque onglet ne décrit aucune unité de travail. La méthode de cotation figure dans le guide pour intégrer les risques psychosociaux au DUERP.

La grille d'auto-audit en 12 points

Avec la grille ci-dessous, vous notez le processus qui entoure votre fichier. Notez chaque point 0 (absent), 1 (partiel) ou 2 (en place), pour un total sur 24. Les points 1 à 7 reprennent des obligations du code du travail. Les points 8 à 12 sont des pratiques recommandées par ce guide.

N°	Ce que vous vérifiez	Nature	2 points quand…
1	Inventaire des risques par unité de travail, pour chaque établissement	Obligation (R4121-1)³	Chaque unité de chaque site a ses lignes
2	Mises à jour aux échéances prévues	Obligation (R4121-2)⁴	Dernière mise à jour de moins de douze mois dès 11 salariés, et mise à jour lors de chaque décision d'aménagement important et de chaque information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque
3	Versions depuis le 31 mars 2022	Obligation (R4121-4)⁷	Chaque version est retrouvable, datée et non modifiée
4	Actions de prévention	Obligation (L4121-3-1)⁶	Liste d'actions consignée dans le document sous 50 salariés, programme annuel de prévention à partir de 50
5	Consultation du CSE	Obligation (L4121-3)⁵	Chaque mise à jour porte sa date de consultation ; sans CSE, notez 2
6	Transmission au service de prévention et de santé au travail	Obligation (L4121-3-1)⁶	Chaque mise à jour a été envoyée, avec la date d'envoi
7	Avis d'accès affiché	Obligation (R4121-4)⁷	L'avis est affiché sur chaque site
8	Archivage pérenne	Recommandation	Chaque version est figée en PDF daté, dans un dossier en lecture seule, avec un responsable nommé
9	Un seul fichier de référence	Recommandation	Tous les sites travaillent dans le même fichier, avec la même échelle de cotation
10	Motif de chaque mise à jour	Recommandation	Chaque version indique sa date et l'événement qui l'a déclenchée
11	Volet RPS fondé sur des données	Recommandation	Chaque unité est cotée à partir d'un questionnaire ou d'indicateurs, pas d'une ligne générique
12	Test de restitution	Recommandation	Une autre personne que le rédacteur produit en moins d'une heure la version en vigueur à une date tirée au hasard

Commencez par les points 1 à 7. Corrigez tout zéro sur l'un d'eux avant de choisir un outil. Un logiciel reprend en effet les lacunes du fichier que vous y importez. Une fois ces zéros corrigés, cherchez votre ligne dans le tableau suivant. Si elle remplit toutes ses conditions, Excel suffit. S'il en manque une seule, passez à un outil dédié.

Votre structure	Excel suffit si
Moins de 11 salariés, un site	Total d'au moins 14
Moins de 11 salariés, deux sites ou plus	Total d'au moins 16, avec 2 au point 9
11 à 49 salariés, un site	Total d'au moins 16, avec au moins 1 au point 11
11 à 49 salariés, deux sites ou plus	Total d'au moins 18, avec 2 au point 9
50 à 249 salariés, un site	Total d'au moins 18, avec 2 aux points 4 et 10
50 à 249 salariés sur deux sites ou plus, ou 250 salariés et plus	Total d'au moins 20, avec 2 aux points 3, 8 et 9

Ces seuils sont une proposition de ce guide, à ajuster à votre organisation. Ils montent à 11 et à 50 salariés parce que le code ajoute une obligation à chacun de ces paliers. La mise à jour devient annuelle à 11 salariés⁴, et le programme annuel de prévention apparaît à 50 salariés⁶. Le palier de 250 salariés est un repère de méthode propre à ce guide. Il tient au nombre d'unités de travail à suivre. Les seuils montent aussi avec le nombre de sites, parce que chaque site ajoute une copie à consolider.

Exemple : un transporteur de 140 salariés sur trois sites

L'exemple suivant est construit pour ce guide. Un transporteur de 140 salariés compte un siège et deux plateformes de quai. Son responsable qualité, sécurité et environnement part en septembre. Sa directrice des ressources humaines hérite alors du document unique, tenu sur Excel.

Elle applique la grille avec le chef de quai le plus ancien. Depuis 2023, chaque plateforme tient sa copie, avec sa propre échelle de cotation. Le classeur du siège a été réenregistré chaque année sous le même nom. Seule la version de 2024 survit, en PDF, dans le courriel de convocation du CSE. Aucune mise à jour n'a été transmise au service de prévention et de santé au travail. Le volet RPS tient en une ligne « stress » recopiée sur les trois onglets.

Le tableau ci-dessous reprend ses notes.

Point	1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	Total
Note	2	1	0	1	2	0	2	0	0	1	0	0	9

Le total atteint 9 sur 24, avec deux zéros parmi les points 1 à 7 (versions et transmission). Le premier mois, elle traite ces deux zéros sans changer d'outil. Elle rassemble les versions reconstituables à partir des annexes aux procès-verbaux du CSE. Puis elle fige l'état actuel en PDF daté et l'envoie au service de prévention et de santé au travail.

La décision d'outil vient ensuite. Avec 140 salariés sur trois sites, l'entreprise relève de la dernière ligne du tableau. Il lui faut alors 20 points et un 2 aux points 3, 8 et 9. Avec trois copies divergentes depuis trois ans, le point 9 reste à zéro. La directrice lance donc le passage à un outil commun, et consulte le CSE sur la première mise à jour produite avec lui. Les classeurs Excel restent archivés en lecture seule pour la durée de conservation.

À l'inverse, un cabinet d'architectes de neuf salariés sur un seul site obtient typiquement 19 sur 24. Ses versions sont des PDF datés, et il a mis à jour son document après son déménagement. Son seul zéro porte sur le volet RPS. Avec 19 points, il dépasse le seuil de 14 prévu pour sa ligne, et Excel lui suffit. Le volet RPS reste un chantier de méthode, sans changement d'outil.

Passer à un outil dédié sans perdre l'historique

Préparez la bascule dans le tableur, avant l'achat. L'obligation de conservation suit les versions du document, quel que soit l'outil qui les a produites⁷. Archivez donc le classeur d'origine au même titre que les PDF. Suivez cet ordre.

Figez la dernière version Excel en PDF daté et archivez le classeur d'origine en lecture seule.
Consultez le CSE sur la première version produite par le nouvel outil, comme sur toute mise à jour.
Vérifiez qu'une version finalisée ne peut plus être modifiée et que vous pouvez la télécharger en PDF.
Demandez à l'éditeur ce que deviennent vos versions si vous résiliez, et pendant combien de temps vous pourrez les exporter.
Testez l'outil sur une unité de travail réelle, avec vos données, puis comparez le résultat à votre fichier.

Pour le volet RPS, Odana prépare la trame à partir du questionnaire. La version finalisée est datée, et personne ne peut plus la modifier. Vous la téléchargez en PDF, Excel ou Word. D'une version à l'autre, l'outil relie chaque risque à celui de la version précédente, comme le décrit la page des fonctionnalités du volet RPS. Le reste du document unique, risques physiques compris, demeure dans votre fichier ou dans un autre outil.

L'essai gratuit d'Odana dure jusqu'à 30 jours. Rejouez-y l'étape 5 sur une équipe et comparez avec votre tableur.

Les arguments de vente à vérifier

Aucun texte n'impose de logiciel pour tenir le document unique. Le format reste libre, comme le rappelle l'INRS¹. Un éditeur qui présente son outil comme une obligation légale avance donc un argument faux. Un outil en ligne conserve le document chez son éditeur, ce qui ne vaut pas dépôt sur le portail prévu par la loi.

On comprend qu'une direction pressée veuille acheter un document conforme. Le code confie pourtant l'évaluation des risques à l'employeur lui-même⁵. Le CSE, s'il existe, et le service de prévention et de santé au travail y contribuent⁵. Un logiciel peut classer et dater les versions du document, mais il ne transfère pas l'évaluation à son éditeur. Chaque cotation retenue reste celle de l'employeur.

Cette semaine, ouvrez le dossier du document unique et notez les douze points avec la personne qui le tient. Si un zéro apparaît parmi les points 1 à 7, datez sa correction avant de comparer le moindre logiciel.

FAQ

Un DUERP sur Excel est-il conforme ?

Oui, si son contenu et sa tenue respectent le code du travail. La réglementation n'impose aucun formalisme, et le document peut être papier ou numérique¹. Il doit surtout couvrir chaque unité de travail et conserver chaque version datée.

Le DUERP doit-il être déposé en ligne ?

La loi prévoit un dépôt sur un portail numérique⁶. En octobre 2024, l'INRS indiquait que ce portail n'était toujours pas disponible¹. Tant que ce dépôt n'est pas entré en vigueur, l'employeur conserve les versions dans l'entreprise, sur papier ou sous forme dématérialisée⁷.

Combien de temps garder les anciennes versions du DUERP ?

Quarante ans à compter de leur élaboration, pour les versions en vigueur au 31 mars 2022 ou postérieures⁸. Elles restent à la disposition des travailleurs et anciens travailleurs pour leur période d'activité, du CSE et de l'inspection du travail⁷. Un fichier écrasé à chaque mise à jour, sans archive des versions précédentes, ne respecte pas cette règle.

Faut-il un document unique par établissement ?

Pas nécessairement. Le code vise un inventaire par unité de travail « de l'entreprise ou de l'établissement »³. L'INRS admet un document par établissement, à condition qu'une évaluation propre à chacun ait été réalisée¹. Sur Excel, gardez alors la même échelle de cotation sur tous les sites.

Sources

Dernière vérification : 23 octobre 2026