Réversibilité et changement de fournisseur

Dernière mise à jour : 14/10/2026

Cette page décrit comment un client de la plateforme Odana récupère ses données et passe à un autre fournisseur ou à sa propre infrastructure. Elle publie les informations que le règlement (UE) 2023/2854 sur les données impose au fournisseur d'un service de traitement de données : procédure, méthodes et formats d'export, limites techniques connues et registre des structures et formats de données (article 26), juridiction de l'infrastructure et mesures contre l'accès international illicite des autorités publiques (article 28), frais et indemnité de résiliation anticipée (article 29).

Les règles contractuelles figurent aux articles 6.4 à 6.8 des conditions générales de vente (CGV), qui renvoient à cette page. En cas de différence entre cette page et les CGV, les CGV prévalent.

Procédure de changement de fournisseur

Le changement de fournisseur est ouvert quel que soit le canal de commande : souscription en ligne, commande sur devis ou marché d'un acheteur public. Il suit les étapes de l'article 6.4 des CGV.

1. Demande. Le client adresse sa demande par écrit à contact@odana.fr ou par courrier à Odana, 6 place de la Calade, 30000 Nîmes. Le préavis court à compter de la réception de la demande et prend fin à la date que le client indique, au plus tard deux mois après cette réception.
2. Choix. Au terme du préavis, le client notifie son choix : passer à un autre fournisseur, en indiquant les renseignements nécessaires sur celui-ci, transférer ses données vers sa propre infrastructure ou faire effacer ses données exportables.
3. Transition. Une période de transition de trente jours calendaires au plus suit le préavis. Le contrat continue de s'appliquer et le service reste ouvert. Odana apporte au client et aux tiers qu'il autorise une assistance raisonnable, l'informe des risques connus pour la continuité du service, lui communique les informations utiles à sa stratégie de sortie et maintient un niveau élevé de sécurité, pendant le transfert comme pendant la période de récupération. Si ce délai de trente jours est techniquement impossible à tenir, Odana le notifie au client dans les quatorze jours ouvrables suivant la demande, en motivant l'impossibilité, et indique une autre période de transition, de sept mois au plus, pendant laquelle le service est maintenu. Le client peut prolonger une fois la période de transition, pour la durée qu'il juge appropriée.
4. Fin du contrat. Le contrat prend fin à l'achèvement du changement de fournisseur ou du transfert vers l'infrastructure du client. Si le client a choisi l'effacement, il prend fin au terme du préavis. Odana notifie au client la date de fin du contrat.
5. Récupération. Pendant quatre-vingt-dix jours à compter de la fin de la période de transition, le client garde un accès en lecture seule à son espace et y réalise tous les exports décrits ci-dessous.
6. Effacement. À l'issue de ces quatre-vingt-dix jours, l'espace est suspendu. Ses données sont effacées au plus tard douze mois après la suspension, après un préavis de trente jours adressé au client par e-mail. Le client peut demander un effacement plus tôt. S'il a choisi l'effacement, ses données exportables sont effacées au terme du préavis. Les éléments soumis à une obligation légale de conservation, dont les données de facturation, sont conservés dans les conditions de l'article 8.5 des CGV.

Méthodes et formats d'export

Les exports se lancent depuis l'interface web de la plateforme, sur odana.app. Chacun demande le droit correspondant dans l'espace. Ils restent disponibles pendant l'accès en lecture seule.

Export complet de l'espace

L'administrateur principal de l'espace télécharge l'export complet au format JSON depuis « Paramètres > Compte », rubrique « Mes données », bouton « Télécharger mes données ». Cet export existe dans toutes les offres. Il contient :

• les informations de l'entreprise et les unités d'organisation de sa structure ;
• les questionnaires, les questions de la bibliothèque, les campagnes, leurs paramètres et leurs groupes cibles, sans les liens d'accès ;
• les résultats agrégés des campagnes, soumis aux nombres minimums de réponses de chaque campagne, et les séries de tendance ;
• les plans d'action, leurs actions, l'efficacité des actions et l'historique de leur activité ;
• les versions du volet RPS du DUERP ;
• les comptes rendus d'entretien, ainsi que les transcriptions d'entretien et les conversations avec l'assistant de création de questionnaire encore conservées ;
• le cas échéant, les évaluations réalisées sur l'ancienne version de la plateforme et leurs résultats agrégés ;
• les données du compte qui réalise l'export : identité, moyens de connexion, messages adressés à Odana, journal de ses actions, conversations avec l'Assistant IA et traces de ses générations par IA.

Le même bouton donne à chaque autre compte de l'espace ses seules données personnelles.

Exports par fonctionnalité

Les exports suivants sont disponibles lorsque l'offre souscrite comprend la fonctionnalité (voir la comparaison des offres).

Les formats JSON, CSV et XLSX sont structurés, couramment utilisés et lisibles par machine.

Limites techniques connues

• Les réponses individuelles aux questionnaires, commentaires libres compris, ne sont exportées sous aucune forme. Seuls leurs résultats agrégés le sont, soumis aux nombres minimums de réponses de chaque campagne. Cette limite découle de l'anonymat promis aux salariés qui répondent et du règlement (UE) 2016/679, qui prévaut sur le règlement (UE) 2023/2854 en vertu de l'article 1er, paragraphe 5, de ce dernier.
• Pour la même raison, l'export complet ne contient ni le nombre exact de réponses par groupe cible, ni l'indicateur « Taux de réponse », ni les liens d'accès aux questionnaires et aux résultats, ni les éléments des transcriptions d'entretien produits à partir des résultats de campagne (synthèse de contexte, ordre du jour, résumé et suggestions). Le nom et la fonction des personnes interrogées saisis dans un entretien n'y figurent pas.
• L'export complet ne contient pas la liste des comptes de l'espace et de leurs rôles, le registre des risques du volet RPS, les priorités et l'indicateur repère du module Pilotage, ni le programme annuel de prévention. Les risques figurent dans les exports du volet RPS du DUERP, et le programme annuel de prévention s'exporte aux formats PDF, DOCX et XLSX.
• Seul l'administrateur principal obtient l'export complet. Les conversations avec l'Assistant IA et le journal des actions d'un compte figurent dans le seul export de ce compte.
• L'export du journal d'audit contient au plus les 200 entrées les plus récentes qui répondent aux filtres choisis. Un journal plus long s'exporte période par période, avec les filtres de date.
• Pendant la période d'essai, chaque fichier exporté porte la mention « ESSAI ». Dans un fichier CSV, elle occupe une première ligne commençant par « # », avant la ligne d'en-têtes.
• Un volet RPS du DUERP qui n'est pas finalisé s'exporte avec la mention « BROUILLON ».

Registre des structures et formats de données

Ce registre décrit la structure des fichiers d'export. Odana le met à jour à chaque modification d'un format d'export ; la date en tête de page est celle de sa dernière mise à jour. L'emplacement de chaque export dans la plateforme figure dans la section « Méthodes et formats d'export ».

Normes des formats

• JSON : format défini par la RFC 8259, encodé en UTF-8. Les dates sont écrites au format ISO 8601, en temps universel.
• CSV : texte encodé en UTF-8 avec marque d'ordre des octets, séparateur point-virgule, première ligne d'en-têtes. Un champ qui contient un point-virgule, un guillemet ou un saut de ligne est placé entre guillemets doubles, et ses guillemets sont doublés. Les en-têtes suivent la langue du compte qui exporte, français ou anglais.
• XLSX et DOCX : Office Open XML (ISO/IEC 29500).
• PDF : ISO 32000. Les documents PDF et DOCX sont mis en page pour la lecture et la remise. Leurs données structurées figurent dans l'export complet, sauf le programme annuel de prévention, qui s'exporte aussi au format XLSX.

Fichier JSON de l'export complet

Le fichier est un objet JSON, en version de format 2.0 (clé formatVersion). Chaque clé porte un tableau de documents, sauf exportDate, formatVersion, user et company. Chaque document garde son identifiant (_id, chaîne hexadécimale de 24 caractères), par lequel les documents se désignent entre eux : campaign_run_id dans indicatorResults désigne une campagne de campaignRuns, actionPlanId dans actionItems un plan de actionPlans.

Fichiers CSV

• Résultats agrégés, en synthèse : Indicateur, Famille, Cible, Segment, Niveau, Réponses, Type de valeur, Valeur, Statut.
• Résultats agrégés, dans le détail par question : Question, Bloc, Type, Option ou score, Total, puis une colonne par segment.
• Plan d'action : Intitulé, Description, Catégorie, Question d'origine, Risque identifié, Cibles, Responsable, Priorité, Statut, Échéance, Avancement (%), Coût, Commentaires, Pièces jointes, Segment, Réponses, Valeur calculée, Condition d'alerte, Questions de l'indicateur (identifiants).

Les en-têtes ci-dessus sont ceux d'un export en français.

Classeurs XLSX

• Plan d'action : feuille « Synthèse » (plan, campagne, périmètre, date d'export et décompte des actions par statut) et feuille « Actions », aux mêmes colonnes que le fichier CSV.
• Volet RPS du DUERP : feuilles « Synthèse », « Inventaire RPS », « Programme annuel » ou « Actions de prévention » et, lorsque le document en comporte, une feuille de suivi des actions.
• Programme annuel de prévention : feuilles « Synthèse » et « Programme ».

Frais de changement et indemnité de résiliation anticipée

Le changement de fournisseur ne donne lieu à aucun frais, exports, transfert des données et assistance de la période de transition compris.

Lorsque le contrat prend fin par un changement de fournisseur avant le terme d'une période annuelle (abonnement annuel souscrit en ligne, commande sur devis, marché d'un acheteur public), le client doit :

• le prix des services exécutés jusqu'à la fin du contrat ;
• une indemnité de résiliation anticipée égale au prix de la part de la période annuelle en cours qui reste à courir après la fin du contrat.

Les sommes déjà payées pour cette période s'imputent sur ces deux montants : aucune somme n'est perçue deux fois. Exemple : pour un abonnement annuel de 1 200 € HT payé d'avance et un contrat qui prend fin au terme du quatrième mois, le client doit 400 € HT au titre des services exécutés et 800 € HT d'indemnité. Les 1 200 € HT déjà payés couvrent les deux montants et aucune autre somme ne lui est demandée.

Lorsque la demande de changement de fournisseur parvient à Odana avant l'échéance d'une période annuelle, la reconduction qui intervient pendant le préavis ou la période de transition n'ouvre pas de nouvelle période pour ce calcul : les services exécutés après l'échéance sont dus au prorata et aucune indemnité n'est due au titre de la période reconduite.

Aucune indemnité n'est due lorsque la sortie est imputable à Odana ou à un cas de force majeure, ni au titre d'un abonnement mensuel. Ces règles sont celles de l'article 6.7 des CGV.

Juridiction de l'infrastructure

L'infrastructure du service est fournie par Scaleway SAS, société de droit français dont le siège est au 8 rue de la Ville-l'Évêque, 75008 Paris. Les serveurs de calcul, les bases de données, le stockage d'objets, la gestion des secrets et les sauvegardes sont situés dans sa région de Paris, en France. Lorsque les fonctionnalités d'assistance par IA sont activées, l'inférence des modèles s'exécute sur l'infrastructure de Scaleway SAS, dans l'Union européenne. Cette infrastructure relève du droit français et du droit de l'Union européenne.

Odana SAS, qui édite et exploite le service, est une société de droit français dont le siège est à Nîmes.

Deux prestataires interviennent en dehors de cette infrastructure, pour des traitements dont Odana est responsable et qui ne portent pas sur les données de campagne : Stripe pour le paiement en ligne et Mailgun pour l'envoi des e-mails de la plateforme (article 8.2 des CGV).

Mesures contre l'accès international illicite aux données

Odana prend les mesures suivantes pour empêcher qu'une autorité publique d'un pays tiers accède aux données non personnelles du client, ou se les fasse transférer, lorsque cet accès ou ce transfert serait contraire au droit de l'Union européenne ou au droit français (règlement (UE) 2023/2854, article 32).

Mesures techniques

• Les données, leurs sauvegardes et les secrets sont hébergés en France, chez Scaleway SAS.
• Les données sont chiffrées en transit (TLS 1.2 au minimum) et au repos (AES-256). La connexion aux bases de données est chiffrée.
• Les sauvegardes sont quotidiennes et chiffrées.
• Odana filtre chaque accès aux données par entreprise et le refuse par défaut.

Mesures organisationnelles

• Chaque personne de l'équipe Odana se connecte avec un compte à son nom. Chaque modification d'un espace est rattachée à une demande enregistrée et inscrite au journal d'audit du client.
• Le support consulte un espace en lecture seule, trente minutes au plus par accès. Les commentaires libres, la facturation et l'export complet restent hors de sa portée.
• Toute demande d'accès aux données émanant d'une autorité publique est examinée par la direction d'Odana avant toute suite.

Mesures juridiques

• Odana SAS et son hébergeur, Scaleway SAS, sont des sociétés de droit français.
• Odana ne donne suite à une décision d'une juridiction ou d'une autorité administrative d'un pays tiers qui exige l'accès aux données non personnelles du client ou leur transfert que si elle repose sur un accord international en vigueur entre ce pays et l'Union européenne ou la France, tel qu'un traité d'entraide judiciaire, ou, à défaut, dans les conditions de l'article 32, paragraphe 3, du règlement (UE) 2023/2854.
• Lorsqu'elle y donne suite, Odana ne communique que le minimum de données autorisé par une interprétation raisonnable de la demande.
• Odana informe le client de la demande avant d'y donner suite, sauf lorsque la demande sert des fins répressives, pendant le temps nécessaire pour préserver l'efficacité de l'action.