Inviter les salariés par e-mail

Avec « Invitation par e-mail », Odana envoie à chaque personne des unités ciblées un lien personnel vers le questionnaire. Chaque lien compte une seule réponse. Odana envoie ensuite des rappels aux seules personnes dont le lien n'a pas encore servi. Vous suivez la participation par équipe, et aucun écran, export ou API d'Odana ne donne la liste des personnes qui ont répondu ou non.

Ce mode de diffusion fait partie des offres Avancé et Corporate. Il demande le droit « Inviter les salariés par e-mail » sur toute l'entreprise : l'administrateur principal, les administrateurs et les responsables de campagnes l'ont. La campagne doit porter sur une structure à laquelle des personnes sont rattachées. L'administrateur principal et les administrateurs les rattachent dans Structures, par un fichier ou une à une. Voir Importer un fichier de personnes.

Sur la page de la campagne, cliquez « Invitations ». Le panneau « Invitations par e-mail » affiche « Invitations envoyées : » suivi d'un nombre arrondi à la dizaine, ou de « moins de 10 ». Chaque rappel y ajoute une ligne avec sa date et le nombre de personnes qui n'avaient pas encore répondu, arrondi lui aussi et compté sur toute la campagne.

Un rappel part à toutes les personnes dont le lien n'a pas encore servi, jamais à une équipe ou à une personne choisie. « Envoyer un rappel » ajoute un rappel aux rappels programmés. Une campagne reçoit 3 rappels au plus, espacés d'au moins 48 heures.

À partir de la date de clôture, Odana n'envoie plus aucun rappel, même un rappel commencé la veille, et « Envoyer un rappel » est grisé. Les invitations partent en revanche jusqu'à la date de clôture incluse, aux mêmes heures que les autres envois.

Le tableau « Participation par équipe » donne, pour chaque équipe, les réponses, l'effectif et le taux de participation. Chaque unité qui regroupe des équipes y porte leur total, et la dernière ligne celui de la campagne. Ces nombres de réponses par équipe sont les mêmes que pour une campagne diffusée par lien. Dans une petite équipe, un taux de 100 % vous dit que chacun a répondu.

À partir de la moitié de la campagne, un encadré signale une participation inférieure à la moitié de l'effectif. Un autre nomme les équipes qui n'ont pas encore le nombre minimum de réponses, et leurs résultats restent masqués tant qu'elles ne l'atteignent pas. Si l'un de ces deux cas dure jusqu'aux trois derniers jours, un encadré annonce la clôture et propose « Reporter la clôture ». « Changer la date » accepte une date jusqu'à 90 jours après le lancement.

Le lendemain de la date de clôture, Odana clôture la campagne et les liens ne fonctionnent plus. « Reprendre » demande alors une nouvelle date de clôture. Odana supprime les liens personnels 30 jours après la clôture. Passé ce délai, la campagne ne peut plus être reprise.

Avec « Retirer une adresse », sur la page de la campagne, la personne ne reçoit plus d'e-mail de la campagne. Son lien ne fonctionne plus, et elle quitte aussi la structure de la campagne. Avec « Corriger une adresse », Odana envoie une invitation à la nouvelle adresse, et le lien envoyé à l'ancienne ne fonctionne plus. Si la personne avait déjà répondu, son nouveau lien ouvre le questionnaire puis refuse une seconde réponse.

Ces deux fenêtres affichent le même message, que la personne ait répondu ou non. Odana enregistre chaque retrait et chaque correction dans son journal d'audit.

Une campagne lancée garde les adresses de son lancement, même quand une adresse change dans Structures. Pour inviter des personnes arrivées après le lancement, rattachez-les à leur unité dans Structures, puis cliquez « Ajouter les nouvelles personnes de la structure » sur la page de la campagne. L'effectif de chaque équipe reste celui du lancement, et son taux de participation s'affiche alors au plus à 100 %.

Quand un salarié demande l'effacement de son adresse, l'administrateur principal ou un administrateur ouvre « Structures », clique « Retirer une personne », saisit l'adresse, puis clique « Retirer la personne ». La personne quitte toutes les structures de l'entreprise, et ses liens des campagnes en cours ne fonctionnent plus. Ce bouton reste disponible quand l'abonnement est suspendu. Odana supprime les personnes d'une structure 24 mois après la dernière campagne qui les a utilisées, ou après leur import si aucune campagne ne les a utilisées.

• L'étape « Diffusion » n'apparaît pas. Votre offre, votre rôle ou un réglage de votre entreprise ne permet pas les invitations par e-mail. Voir Trois raisons pour lesquelles un bouton est grisé.
• « Invitation par e-mail » est grisé et la page affiche « L'invitation par e-mail demande une structure. ». Revenez à l'étape « Cibles », cliquez « Choisir une structure », puis choisissez une structure.
• « Invitation par e-mail » est grisé et la page indique que la structure n'a pas de personnes rattachées. Rattachez des personnes à ses unités, par un fichier ou une à une. Pour un administrateur, le bouton « Rattacher des personnes par fichier » s'affiche sous l'option.
• Au lancement, la page affiche « La structure de cette campagne n'a pas de personnes rattachées. ». Rattachez des personnes à la structure dans Structures, puis lancez la campagne.
• Au lancement, la page nomme des équipes qui comptent moins de 5 personnes. Ajoutez-y des personnes dans Structures, ou retirez ces équipes des cibles, puis lancez la campagne.
• « Envoyer un rappel » est grisé. La phrase dessous en donne la raison : 3 rappels déjà envoyés, un rappel de moins de 48 heures, ou la date de clôture atteinte.
• « Retirer une adresse » affiche « Cette adresse ne figure pas parmi les personnes invitées à cette campagne. ». Vérifiez l'orthographe de l'adresse.
• Un salarié voit « Une réponse a déjà été enregistrée avec ce lien. ». Son lien a déjà servi, et Odana n'enregistre pas de seconde réponse.