Outil RPS : la grille d'audit en 8 critères avant achat

Publié par Romain Mougel14 octobre 2026

Fondateur d'Odana

Outil RPS : 8 critères d'audit dont 3 éliminatoires, les questions à poser en démonstration, les clauses à relire et un protocole de test sur l'essai.

Ici, un outil RPS désigne un logiciel d'enquête sur les risques psychosociaux (RPS). Il administre un questionnaire aux salariés et calcule les résultats par équipe. Selon l'offre, il aide aussi à reporter ces risques dans le document unique d'évaluation des risques professionnels (DUERP). Ce document et ses versions antérieures restent à la disposition des salariés, des élus et de l'inspection du travail pendant 40 ans¹. L'outil choisi doit donc vous rendre ces versions quand vous le quittez.

En démonstration, les éditeurs montrent surtout des tableaux de bord. Les défauts coûteux apparaissent ailleurs, par exemple un questionnaire maison jamais validé ou un résultat affiché pour une équipe de quatre personnes. Auditez chaque solution sur huit critères, dont trois éliminatoires : la validité du questionnaire, l'anonymat et le passage au document unique.

À retenir

Ce qui est obligatoire : protéger la santé physique et mentale des travailleurs, évaluer les risques, transcrire les résultats dans le document unique par unité de travail, le mettre à jour au moins chaque année dès 11 salariés et en tenir les versions à disposition pendant 40 ans.
Ce qui est recommandé : choisir un questionnaire validé sur une population française, exiger un seuil de réponses appliqué à chaque croisement et à chaque export, et obtenir par écrit la restitution des données à la sortie.
Par où commencer : écarter tout outil qui échoue sur l'un des trois critères éliminatoires, puis tester deux finalistes au plus pendant l'essai, selon le protocole en cinq étapes.
Où Odana intervient : Odana propose un essai gratuit de 30 jours au plus, sans carte bancaire, le temps de dérouler ce protocole avec votre groupe test.

Ce que l'outil doit produire pour vos obligations

Le code du travail fixe ce que l'évaluation doit produire. Comparez les outils à cette exigence.

L'employeur prend les mesures nécessaires pour protéger la santé physique et mentale des travailleurs². Il évalue les risques, y compris dans l'organisation du travail et dans la définition des postes³. Il transcrit ensuite les résultats dans le document unique. Cette évaluation comporte « un inventaire des risques identifiés dans chaque unité de travail de l'entreprise ou de l'établissement »⁴.

Pour l'outil, la conséquence est concrète. Ses résultats doivent sortir par unité de travail. En pratique, une unité de travail regroupe des postes qui partagent les mêmes conditions de travail. Décidez du découpage en unités de travail avant de paramétrer l'outil, puisque les équipes du questionnaire en découlent.

La mise à jour du document unique intervient au moins chaque année dans les entreprises d'au moins onze salariés⁵. Elle intervient aussi « lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque est portée à la connaissance de l'employeur ». À la lecture du texte, une enquête RPS entre dans ce cas. Chaque campagne appelle donc une mise à jour.

Le comité social et économique (CSE) est consulté sur le document unique et sur ses mises à jour³. Dès 50 salariés, l'évaluation débouche sur un programme annuel de prévention des risques professionnels et d'amélioration des conditions de travail, le PAPRIPACT⁶. Pour chaque mesure, il fixe ses conditions d'exécution, des indicateurs de résultat et l'estimation de son coût. Un outil limité au tableau de bord vous laisse ce travail à faire.

Reste la conservation. Le document unique et ses versions antérieures sont tenus à disposition pendant 40 ans à compter de leur élaboration¹. Le même article prévoit une règle transitoire. Jusqu'à l'entrée en vigueur du dépôt sur un portail numérique, l'employeur conserve ces versions successives au sein de l'entreprise. Il les garde sur papier ou sous forme dématérialisée. Héberger vos versions dans l'outil ne vous dispense donc pas de les récupérer.

Un questionnaire ne fait pas le diagnostic à lui seul. L'Institut national de recherche et de sécurité (INRS) demande de le compléter par d'autres méthodes⁷. Il cite l'analyse documentaire, les entretiens ou l'observation au poste de travail. Vérifiez que l'outil sait consigner ces entretiens, sinon vous les mènerez à côté.

L'effectif pèse aussi sur le choix. Dans un article méthodologique publié en 2011, l'INRS juge le questionnaire « particulièrement indiqué » à partir d'une centaine de personnes⁸. Il vaut aussi pour plusieurs petites entreprises de même activité réunies dans une seule enquête. Pour une trentaine de salariés, l'INRS juge plus indiqués les entretiens individuels ou collectifs et l'observation du travail.

En petite entreprise, comparez donc l'offre payante à l'outil de l'INRS, « Faire le point RPS ». Destiné aux petites entreprises, il aide à intégrer les RPS au document unique avec la participation des salariés⁹. L'INRS l'a conçu pour qu'une petite entreprise l'utilise de manière autonome, hors situation de dialogue social dégradé.

La grille d'audit en huit critères

Appliquez la même grille à tous les candidats, avant même la première démonstration.

Traitez d'abord les trois critères éliminatoires, numérotés 1, 3 et 5. Un outil qui échoue sur l'un d'eux sort de la sélection, quel que soit son prix. Aucune fonction de pilotage ne rattrape une mesure fausse, une confidentialité rompue ou un document unique inexploitable. Notez ensuite les cinq autres de 0 à 3 pour départager les finalistes.

Critère	Ce que vous vérifiez	Question à poser en démonstration	Signal d'alerte
1. Validité du questionnaire (éliminatoire)	Questionnaire publié, version française dont les qualités de mesure, dites psychométriques, ont été vérifiées sur une population française, licence d'utilisation identifiée	« Quel questionnaire de référence utilisez-vous, qui l'a validé en français, et sous quelle licence ? »	Questionnaire « maison » sans publication, questions de l'échelle (les items) réécrites sans nouvelle validation
2. Couverture des facteurs de risque	Questions qui mesurent les conditions de travail dans les six catégories de facteurs retenues par l'INRS : intensité et temps de travail, exigences émotionnelles, manque d'autonomie, rapports sociaux au travail dégradés, conflits de valeurs, insécurité de la situation de travail¹⁰	« Montrez-moi quelle catégorie de facteurs mesure chaque question. »	Questionnaire de bien-être ou d'engagement seul, sans mesure des conditions de travail
3. Anonymat vérifiable (éliminatoire)	Aucun nom, e-mail, matricule ni adresse IP rattaché aux réponses ; seuil de réponses appliqué à chaque résultat, à chaque croisement, à chaque export et aux commentaires libres ; seuil impossible à abaisser	« Que voit un administrateur pour une équipe de quatre répondants, à l'écran et dans l'export ? »	Liste des non-répondants transmise à l'employeur pour des relances individuelles, seuil réglable à 1
4. Restitution des résultats	Résultats par unité de travail, score situé par rapport à une référence ou aux autres équipes, partage avec le CSE et les salariés sous les mêmes seuils	« À quoi comparez-vous ce score : un échantillon de référence ou les autres équipes ? »	Score global unique, code couleur sans explication du calcul
5. Passage au document unique (éliminatoire)	Résultats rattachés aux unités de travail, cotation des risques (le niveau de priorité donné à chaque risque), versions datées non modifiables, export complet dans un format modifiable, PAPRIPACT dès 50 salariés	« Exportez devant moi le volet RPS du document unique et sa version précédente. »	Export limité à un PDF du tableau de bord, aucun historique des versions
6. Suivi des actions dans le temps	Plan d'action relié aux résultats, avec responsable et échéance ; même questionnaire administré d'une campagne à l'autre, résultats comparés	« Comment comparez-vous deux campagnes si le questionnaire a changé entre-temps ? »	Évolution affichée entre deux versions différentes du questionnaire
7. Sécurité et règlement général sur la protection des données (RGPD)	Contrat de sous-traitance, liste des sous-traitants ultérieurs, lieu d'hébergement, délai de notification des violations, droit d'audit	« Qui sont vos sous-traitants ultérieurs, et dans quel pays sont hébergées les réponses ? »	Contrat de sous-traitance transmis seulement après la signature
8. Sortie et conditions commerciales	Export de toutes les données et versions à la résiliation, délai d'accès après résiliation, base de prix, durée d'engagement	« Que récupère l'employeur, dans quel format et pendant combien de temps après la résiliation ? »	Restitution des données « sur devis », prix calculé par réponse

Pour noter les cinq critères restants, appliquez un barème commun. Avec ce barème, deux évaluateurs qui voient la même démonstration notent sur la même base.

Note	Ce que vous avez constaté
0	Fonction absente, ou réponse évasive de l'éditeur
1	Fonction annoncée par l'éditeur, sans démonstration
2	Fonction montrée devant vous pendant la démonstration
3	Fonction vérifiée par vous pendant l'essai, et engagement écrit de l'éditeur dans le contrat

Validité : un questionnaire publié et validé en français

Un questionnaire valide mesure ce qu'il annonce, de façon stable, et réagit quand la situation change. L'INRS nomme ces trois qualités psychométriques validité, fidélité et sensibilité⁸. Il recommande de ne retenir que des outils français ou traduits en français, dont ces qualités ont été vérifiées sur une population française. L'institut a analysé une quarantaine de questionnaires. Une fiche décrit chacun d'eux, avec sa disponibilité et ses qualités psychométriques⁷.

Demandez à l'éditeur la fiche INRS de son questionnaire. À défaut, demandez la publication qui l'a validé.

On comprend qu'un éditeur veuille adapter les questions au vocabulaire de l'entreprise. Pourtant, réécrire les items d'une échelle validée la fait sortir de sa validation, que l'INRS décrit comme « un long processus »⁸. Ajoutez vos questions propres à côté de l'échelle, et analysez-les à part.

Vérifiez enfin la licence. L'INRS range parmi ses critères d'analyse les conditions d'utilisation de chaque outil, du libre accès à l'autorisation des auteurs ou à la licence d'utilisation⁸. Pour comparer les instruments les plus répandus, consultez le comparatif des questionnaires RPS COPSOQ, Karasek, Siegrist et CBI.

Restitution : un score situé par rapport à une référence

Un score de 13 sur l'échelle des exigences psychologiques de Karasek ne dit pas, seul, si ce niveau est faible ou élevé. L'INRS juge « fortement utile » un étalonnage de référence pour l'interpréter⁸. Cet étalonnage est un échantillon représentatif qui situe un score comme faible, moyen ou élevé. Sans étalonnage, l'institut conseille de comparer les scores entre services ou ateliers. Demandez à l'éditeur laquelle des deux références il utilise, et sur quelle population.

Anonymat : un seuil appliqué partout et vérifié en essai

Vérifiez l'anonymat vous-même en essai, car l'éditeur montre rarement les cas limites.

La Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL) distingue deux notions. L'anonymisation rend impossible, en pratique et de manière irréversible, toute identification¹¹. La pseudonymisation remplace les données directement identifiantes par un alias ou un numéro, et elle reste réversible. Ces définitions figurent dans une recommandation adoptée en 2025 sur les enquêtes de mesure de la diversité au travail. Selon la CNIL, certaines de ses recommandations valent pour d'autres enquêtes, sous réserve d'une analyse au cas par cas.

Une relance réservée aux non-répondants suppose une liste de participation. Pour les enquêtes sur la diversité, la CNIL écarte toute liste des participants ou des non-participants tenue pour des relances individualisées¹¹. Selon elle, une telle liste « inciterait à répondre par crainte que l'employeur en prenne connaissance ». Elle admet en revanche, pour une durée très limitée, des liens uniques envoyés aux salariés. L'organisme supprime ensuite toute information qui relie un lien à un répondant, pour rendre l'enquête anonyme. Demandez donc à l'éditeur qui voit la liste de participation, et à quelle date il supprime ce lien.

Pour la diffusion, la CNIL demande des résultats agrégés qui ne fassent référence à aucune information identifiante, comme un service qui compte peu de personnes¹¹. Elle évoque des engagements de non-communication sous un certain seuil d'agrégation, sans chiffrer ce seuil. L'INRS signale le même risque pour son questionnaire SATIN. Dans des collectifs de moins de 10 personnes, la présentation des résultats peut lever l'anonymat quand des réponses singulières sont reconnues¹².

Le test décisif porte sur les croisements. Une équipe de 30 personnes dépasse largement le seuil. Son croisement avec l'ancienneté ou le sexe peut pourtant isoler deux salariés. Exigez un seuil contrôlé sur chaque résultat, chaque croisement, chaque export et chaque commentaire libre. Aucun administrateur ne doit pouvoir le descendre. Pour les informations à donner aux salariés, voyez les garanties d'un questionnaire anonyme au regard du RGPD.

Les pièges contractuels à lever avant de signer

Le RGPD encadre la relation avec l'éditeur. Au sens de ce règlement, le sous-traitant « traite des données pour le compte d'un autre organisme (le responsable de traitement), dans le cadre d'un service ou d'une prestation »¹³. La CNIL cite les hébergeurs de données et les prestataires de services parmi les exemples. L'éditeur d'un outil RPS en ligne occupe donc en général cette place, et l'employeur celle du responsable de traitement.

Le RGPD impose alors un contrat entre eux. La CNIL le rappelle dans son référentiel sur la gestion du personnel¹⁴. Ce contrat définit les caractéristiques du traitement et les obligations de chaque partie. Il prévoit aussi les conditions de restitution et de destruction des données. Selon la CNIL, il incombe ensuite à l'employeur de vérifier que les garanties prévues sont effectives, par des audits de sécurité ou des visites.

Exigez ce contrat dès que l'éditeur reçoit une donnée personnelle des salariés. La CNIL range par exemple l'adresse électronique parmi les informations qui identifient un salarié¹¹. L'envoi des invitations par e-mail entre donc déjà dans ce cas.

Pour le détail des clauses, partez de l'exemple publié par la CNIL¹⁵. Le tableau ci-dessous en reprend les points utiles, avec les conditions commerciales propres à un outil RPS.

Clause	Ce qui coince	Ce qu'il faut obtenir par écrit
Sort des données à la fin du contrat	Le contrat prévoit la restitution des données¹⁴ sans forcément en fixer le format ni le délai, alors que les versions du document unique restent à disposition 40 ans	L'export de toutes les versions datées du document unique et des résultats agrégés, dans un format modifiable, avec un délai d'accès chiffré après la résiliation
Sous-traitants ultérieurs	Selon l'architecture de l'outil, un hébergeur, un service d'envoi d'e-mails ou un fournisseur d'intelligence artificielle peuvent chacun accéder aux données	La liste nominative avec le pays d'hébergement, l'information préalable et écrite de tout ajout ou remplacement, et un délai pour présenter vos objections¹⁵
Notification des violations de données	L'exemple de clauses publié par la CNIL laisse le délai en blanc, à fixer entre les parties¹⁵	Un délai chiffré en heures et le canal de notification
Documentation et audit	Sans pièces, l'employeur ne peut pas vérifier que les garanties prévues sont effectives	La documentation qui démontre le respect des obligations et le droit d'audit, y compris par un auditeur que vous mandatez¹⁵
Réutilisation des données par l'éditeur	Statistiques sur plusieurs entreprises, entraînement de modèles d'intelligence artificielle	Un traitement conforme à vos seules instructions documentées¹⁵, et toute statistique externe limitée à des données anonymisées
Base de prix	Un prix par réponse ou par utilisateur pénalise la participation et le partage des résultats	Un prix fixé sur l'effectif, connu pour toute la durée de l'engagement
Licence du questionnaire	Une licence tierce peut changer de prix ou de conditions en cours de contrat	Le nom du titulaire de la licence et l'engagement de l'éditeur à la couvrir
Durée et reconduction	Un engagement pluriannuel signé avant d'avoir mesuré la participation réelle	Une première période d'un an au plus, résiliable à l'échéance

Faites relire le contrat de sous-traitance par votre délégué à la protection des données (DPO) avant la signature. La CNIL recommande d'associer le DPO, quand l'organisme en a un, aux démarches d'enquête qu'elle encadre¹¹.

Le protocole de test sur la période d'essai

Comptez quatre semaines pour dérouler le protocole sur deux finalistes au plus. Au-delà, l'équipe projet disperse son attention. L'essai gratuit d'Odana, par exemple, dure jusqu'à 30 jours sans carte bancaire. Constituez un groupe test de cinq à huit volontaires : le RH, le préventeur et un ou deux élus du CSE, par exemple.

Semaine 1, paramétrage. Créez la structure réelle en unités de travail, puis une équipe fictive de quatre membres du groupe test. Chronométrez le paramétrage, puis estimez ce qu'il coûtera à chaque nouvelle campagne.
Semaine 2, anonymat. Faites répondre les quatre membres de l'équipe fictive. Vérifiez que l'outil n'affiche rien pour elle, ni à l'écran, ni dans les croisements, ni dans l'export, ni dans les commentaires libres. Tentez ensuite d'abaisser le seuil avec un compte administrateur.
Semaine 2, restitution. Lisez les résultats du groupe test avec l'éditeur. Demandez-lui d'expliquer le calcul d'un score et la référence qui le situe.
Semaine 3, document unique. Générez le volet RPS du document unique, modifiez une cotation, puis générez une seconde version. Exportez les deux et vérifiez que la première reste intacte.
Semaine 4, sortie. Demandez l'export complet comme pour une résiliation, le contrat de sous-traitance et la liste des sous-traitants ultérieurs. Ouvrez chaque fichier exporté dans un tableur ou un traitement de texte.

Consignez chaque test avec ses captures d'écran. Vous présenterez ensuite ce dossier au CSE à l'appui du choix.

À titre d'exemple, une association médico-sociale compte 140 salariés sur trois établissements. Deux arrêts longs surviennent en six mois dans l'équipe de nuit d'un foyer. La direction lance alors une enquête RPS sur les trois sites. Le RH et le préventeur retiennent deux finalistes grâce à la grille.

Au test d'anonymat, le premier outil masque bien l'équipe fictive de quatre personnes. Le croisement entre établissement et ancienneté affiche pourtant un groupe de deux répondants. Or l'équipe de nuit compte sept personnes, dont deux arrivées cette année. Leur cadre aurait pu lire leurs réponses. Le premier outil sort de la sélection.

Le second passe ce test, mais son export du document unique ne livre qu'un PDF de la dernière version. Le RH obtient de l'éditeur une clause écrite, qui prévoit l'export de toutes les versions datées du volet RPS dans un format modifiable. Elle fixe aussi six mois d'accès en lecture après résiliation. La direction signe avec cette clause, après avoir présenté le dossier de test au CSE.

Cette semaine, dressez la liste des outils présélectionnés et adressez à chacun la colonne des questions de la grille, avec une date de réponse écrite. Pour Odana, les réponses sur l'anonymat et la sortie figurent sur la page sécurité et RGPD et dans la comparaison des offres ligne par ligne.

FAQ

Un outil RPS est-il obligatoire ?

Non. Le code du travail impose de protéger la santé physique et mentale des travailleurs². Il impose aussi d'évaluer les risques et d'en transcrire les résultats dans le document unique⁴. Ces textes ne prescrivent aucun logiciel. Le questionnaire reste une méthode parmi d'autres, que l'INRS demande de compléter par des entretiens ou des observations⁷.

Faut-il associer le CSE au choix de l'outil ?

Le code du travail impose de consulter le CSE sur le document unique et ses mises à jour, que l'outil alimentera³. Il le fait aussi contribuer à l'évaluation des risques. Présentez-lui la grille remplie et les résultats du test d'anonymat avant le lancement. Des élus qui ont vu ce test peuvent en répondre devant les salariés.

Quel outil RPS choisir pour une petite entreprise ?

Pour une trentaine de salariés, l'INRS juge les entretiens et l'observation du travail plus indiqués qu'un questionnaire⁸. Testez d'abord « Faire le point RPS », l'outil en ligne de l'INRS destiné aux petites entreprises⁹. Passez à un outil payant si vous avez besoin de résultats par équipe et d'un suivi d'une campagne à l'autre.